บริการเอกสารฉบับเต็ม

วันที่ : 3 พ.ค. 2554
เวลา : 09.00 – 10.30
สถานที่ : ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
ผู้ฝึกงาน : รัตนา ห้วยหงษ์ทอง

บริการเอกสารฉบับเต็ม เป็นบริการเสริมเพื่อรองรับความต้องการแหล่งความรู้ของผู้ใช้บริการ โดยฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี (STKS) เป็นสื่อกลางในการติดต่อหน่วยบริการเอกสาร จากแหล่งพันธมิตรทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ เช่น The British Library Document Supply Services เป็นต้น

ประเภทของเอกสารที่ให้บริการ
1. เอกสารวิชาการทุกประเภท
2. บทความจากหนังสือและวารสาร รายงานการประชุม/การวิจัย
3. บริการยืมหนังสือจากในและต่างประเทศ
4. สิทธิบัตร
5. สั่งซื้อสำเนาวิทยานิพนธ์
6. สั่้งซื้อหนังสือจากต่างประเทศทั่วโลก

อัตราค่าบริการ
1. บริการสืบค้นฐานข้อมูลออนไลน์

• บุคคลภายนอก 300 บาท/คำถาม
• บุคคลภายใน สวทช. ไม่คิดค่าบริการ

** กรณีคำถามที่มีการตกลงค่าบริการใหม่ได้มี 2 กรณี
– กรณีที่มีค่าใช้จ่ายสูง (ราคาต้นทุนจริงมากกว่า 15 $US)
– กรณีคำถามที่มีค่าใช้จ่ายน้อย (ราคาต้นทุนจริงน้อยกว่า 3 $US)

2. บริการเอกสาร

2.1 ค่าบริการสั่งซื้อ
– หนังสือ/เอกสาร จากต่างประเทศ 200 บาท/เรื่อง
– วิทยานิพนธ์ต่างประเทศ 2900 บาท (กรณีคำขอที่ต้นทุนสูงกว่า 500 บาท คิดราคาตามจริงบวกค่าดำเนินการ 200 บาท)
– วารสารต่างประเทศ ราชการ 750 บาท ด่วน 3400 บาท เอกชน 950 บาท ด่วน 3,600 บาท
– สิทธิบัตร 750 บาท

2.2 บริการถ่ายเอกสาร
– เอกสารมีที่ STKS 100 บาท/เรื่อง (ไม่เกิน 30 หน้า)
– เอกสารภายนอก STKS (ในประเทศ) 500 บาท/เรื่อง
– วิทยานิพนธ์ไทย 500 บาท/เรื่อง (กรณีคำขอที่ค่าใช้จ่ายสูงกว่า 500 บาท คิดราคาตามจริงบวกค่าดำเนินการ 200 บาท)

2.3 ยืมระหว่างห้องสมุด
– ต่างประเทศ 2,000 บาท (รอหนังสือประมาณ 3-4 สัปดาห์)
– ในประเทศ 500 บาท

ขั้นตอนการให้บริการ

ขั้นตอนที่ 1

1. รับคำขอจากผู้ใช้บริการจากช่องทางการรับคำขอรับบริการเอกสารฉบับเต็มจากผู้ใช้ เช่น อีเมล โทรสาร จดหมาย หรือผู้ใช้ด้วยตนเอง และบันทึกข้อมูลลงในแบบฟอร์ม User Registration Form และ Document Delivery Request Form
2. แนบอีเมล หรือโทรสารคำขอจากผู้ใช้บริการกับแบบฟอร์ม User Registration Form และ Document Delivery Request Form
3. บันทึกเลขที่คำขอในแบบฟอร์มบันทึกสถิติบริการเอกสาร
4. ส่งคำขอเพื่อเข้าระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (Informal) ภายใน 2 วันทำการ

ขั้นตอนที่ 2

1. ตรวจสอบเอกสารที่ต้องการขั้นต้นว่าจัดอยู่ในประเภทใดและราคาเท่าไร (อัตราค่าบริการตามเอกสารอ้างอิง G-CO-STKS-01 Rev.2)
2. สอบเอกสารจากเว็บไซต์ของ British Library, Journal Link หรือเว็บไซต์อื่นๆ
3. แจ้งผู้ใช้บริการ ว่าเอกสารมีให้สั่งหรือไม่ โดยทางโทรศัพท์ อีเมล หรือโทรสารตามข้อมูลที่ผู้ใช้บริการให้ไว้

เงื่อนไขการตัดสินใจ
– มี หมายถึง เอกสารพร้อมสั่ง ดำเนินการต่อตามขั้นตอนที่ 4
– ไม่มี หมายถึง เอกสารมีรายละเอียดทางบรรณานุกรมไม่ครบถ้วน สืบค้นข้อมูลไม่พบจากทั้ง 3 แหล่งข้อมูลข้างต้น ดำเนินการต่อตามขั้นตอนที่ 3

ขั้นตอนที่ 3

1. ยกเลิกการสั่ง ในกรณีที่ตรวจสอบแล้วเอกสารไม่มีบริการ หรือผู้ใช้แจ้งความจำนงขอยกเลิกการสั่ง
2. เก็บใบคำขอพร้อมเอกสารแนบอื่นๆ (ถ้ามี) เข้าแฟ้มคำขอที่ยกเลิก

ขั้นตอนที่ 4

แจ้งราคาค่าบริการเอกสารฉบับเต็มและสอบถามผู้ใช้ว่าต้องการเอกสารหรือไม่

เงื่อนไขการทำงาน
– ต้องการ หมายถึง ยืนยันการสั่งซื้อ หรือยืนยันการสั่งสำเนาเอกสารฉบับเต็ม
– ไม่ต้องการ หมายถึง ยกเลิกการสั่งซื้อ หรือการสั่งสำเนาเอกสารฉบับเต็ม

ขั้นตอนที่ 5

ผู้ใช้บริการยืนยันการสั่งซื้อเอกสาร

ขั้นตอนที่ 6

ส่งเอกสารฉบับเต็มจาก BL หรือห้องสมุดอื่นๆ ทั้งในและต่างประเทศ โดยบันทึกรายละเอียดทางบรรณานุกรม ลงในแบบฟอร์มของห้องสมุดผู้ให้บริการและบันทึกรหัสอ้างอิงซึ่งทาง BL หรือห้องสมุดอื่นๆ ให้ตรงกับรายการที่ขอเพื่อใช้ในการทวงถาม หรือ Reapply ในกรณีที่เอกสารมีปัญหาในภายหลัง

ขั้นตอนที่ 7

เก็บคำขอ User Registration Form และ Document Delivery Request Form พร้อมเอกสารแนบอื่นๆ (ถ้ามี) เข้าแฟ้มคำขอเพื่อรอรับเอกสารจากการสั่งซื้อ

ขั้นตอนที่ 8

ได้รับรายงานว่าเอกสารมีปัญหาทาง BL หรือห้องสมุดอื่นๆ ที่ให้บริการ

เงื่อนไขการตัดสินใจ
– มีปัญหา หมายถึง มีรายงานแจ้งเรื่องเอกสารมีปัญหา ปัญหาต่างๆ มีดังนี้
1. บรรณานุกรมไม่ถูกต้อง เช่น เลขหน้าไม่ตรงกับเรื่องหรือเล่มวารสาร เป็นต้น
2. เฉพาะบทคัดย่อที่เป็นภาษาอังกฤษ ส่วนเนื้อบทความเป็นภาษาต้นฉบับ หมายถึง เอกสารตามสัญชาติของผู้แต่ง
3. มีจำนวนผู้ใช้เอกสารมากอาจจะต้องนาน
4. ไม่มีเอกสารที่ต้องการ
5. เอกสารอยู่ในระหว่างการสั่งซื้อหรือเย็บเล่มต้องรอนาน
กรณีที่ (1) หากผู้ใช้สามารถหาบรรณานุกรมที่ถูกต้องได้ จะทำการ Reapply ให้ในกรณีที่ (2), (3) และ (5) หากผู้ใช้ไม่ต้องการรอ สามารถยกเลิกคำขอได้แต่ถ้าผู้ใช้ต้องการรอจะ Reapply ให้ในเวลาที่ทาง BL กำหนดไว้ในรายงานที่ทาง BL
แจ้งระยะเวลา เช่น 16 สัปดาห์ หรือ 12 สัปดาห์ เป็นต้น ในกรณีปัญหาที่ (4) จะแจ้งผู้ใช้เพื่อยกเลิกคำขอและเก็บใบคำขอ User Registration Form และ Document Delivery Request Form พร้อมเอกสารแนบอื่นๆ (ถ้ามี) เข้าแฟ้ม Input Data ต่อไป

เมื่อเอกสารมีปัญหา ดำเนินการต่อตามขั้นตอนที่ 9
– ไม่มีปัญหา หมายถึง ไม่มีรายงานความบกพร่องในการจัดหาเอกสาร ดำเนินการต่อตามขั้นตอนที่ 13

ขั้นตอนที่ 9

แจ้งผู้ใช้บริการว่ามีรายงานเอกสารมีปัญหาตามข้อที่่ 8 ทางโทรศัพท์ อีเมล หรือโทรสาร

ขั้นตอนที่ 10

รอคำตอบจากผู้ใช้บริการว่าต้องการเอกสารหรือไม่

เงื่อนไขการตัดสินใจ
– ต้องการ หมายถึง เอกสารนั้นแม้จะต้องรอนาน หรือเป็นภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษ หรือบรรณานุกรมไม่ครบถ้วนได้ ก็จะ Reapply ให้ดำเนินการต่อตามขั้นตอนที่ 12
– ไม่ต้องการ หมายถึง ผู้ใช้ไม่สามารถรอเอกสารหรือ เอกสารนั้นๆ ไม่ตรงตามความต้องการจะขอยกเลิกคำขอนั้น ดำเนินการต่อตามขั้นตอนที่ 11

ขั้นตอนที่ 11

ยกเลิกคำขอ และเก็บใบคำขอ User Registration Form และ Document Delivery Request Form พร้อมเอกสารแนบอื่นๆ (ถ้ามี) เข้าแฟ้มคำขอที่ยกเลิก

ขั้นตอนที่ 12

1. Reapply ในกรณีที่ผู้ใช้บริการยอมรับเงื่อนไขที่ห้องสมุดต่างประเทศแจ้ง
2. ส่งอีเมลทวงถามไปยัง BL หรือห้องสมุดอื่นๆ ทั้งในและต่างประเทศ

ขั้นตอนที่ 13

1. ได้รับเอกสารจาก BL หรือห้องสมุดอื่นๆ ที่ให้บริการ และทำการตรวจรับโดยพิจารณาให้ครบสมบูรณ์ จากจำนวนหน้า และรายการทางบรรณานุกรมว่าตรงกับคำขอของผู้ใช้บริการหรือไม่ และความชัดเจนของเอกสาร
2. กรณีหนังสือยืมกรอกแบบฟอร์มรับหนังสือยืมจากต่างประเทศ จัดทำสำเนา 1 แผ่น ฉบับจริงให้ผู้ใช้บริการ ฉบับสำเนาเก็บไว้เป็นหลักฐาน

เงื่อนไขการตัดสินใจ
– ถูกต้อง หมายถึง เอกสารที่ได้รับครบถ้วนตามคำขอผู้ใช้บริการ ดำเนินการต่อขั้นตอนที่ 14
– ไม่ถูกต้อง หมายถึง เอกสารที่ได้รับนั้นมีจำนวนหน้าไม่ครบ หรือไม่ตรงตามคำขอของผู้ใช้บริการ ถ้าไม่ถูกต้อง ย้อนกลับสู่ขั้นตอนที่ 12 เพื่อดำเนินการทวงต่อไป

ขั้นตอนที่ 14

แจ้งผู้ใช้บริการเพื่อชำระค่าบริการและแนบเอกสาร F-CO-STKS-27 Rev. 1

ขั้นตอนที่ 15

เมื่อผู้ใช้บริการชำระค่าบริการแล้ว จัดส่งเอกสารฉบับเต็มให้ผู้ใช้บริการทางไปรษณีย์ หรือผู้ใช้บริการแจ้งความมารับเอกสารด้วยตนเอง

** หากเป็นนักวิจัยภายใน สวทช. ต้องแจ้งรหัสโครงการ เพื่อหักค่าใช้จ่ายจากบัญชีภายใน
** บริการนี้จะไม่มีการมัดจำ และจะให้บริการเฉพาะห้องสมุดหรือบริษัทที่เชื่อถือได้เท่านั้น

แหล่งข้อมูลที่ใช้เป็นเครื่องมือในการฝึกปฏิบัติงาน
– เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงาน เรื่อง การสั่งเอกสารฉบับเต็มในประเทศและต่างประเทศ
– เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงาน เรื่อง การสั่งซื้อหนังสือและเอกสารในประเทศและต่างประเทศ
– เว็บไซต์ Journal Link (http://www.journallink.or.th/)
– เว็บไซต์ของฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี เรื่อง การบริการเอกสารฉบับเต็ม (http://www.stks.or.th/th/stks-services/7-document-delivery-services.html)