การวิเคราะห์หมวดหมู่และการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศ (รายงานการประชุม)

วันที่ : 29 มี.ค. 2554
เวลา : 8.00-12.00
สถานที่ : ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
ผู้ฝึกงาน : สุภาพร ชัยธัมมะปกรณ์ และ ฐิติมา ธรรมบำรุง

การลงรายการทรัพยากรสารสนเทศ เป็นงานสำคัญงานหนึ่งของห้องสมุดหรือศูนย์บริการสารสนเทศ เพราะเป็นวิธีการที่ช่วยให้ผู้ใช้บริการทราบว่าห้องสมุดหรือศูนย์บริการสารสนเทศแต่ละแห่ง มีสื่อความรู้ที่ตนต้องการหรือไม่ หากมีสื่อนั้นอยู่ที่ใด โดยผ่านสื่อกลางที่สถาบันสารสนเทศหรือห้องสมุดจัดทำขึ้นในรูปแบบของรายการทางบรรณานุกรมผ่านการสืบค้นแบบบออนไลน์ (OPAC : Online Public Access Catalog) ทั้งนี้การลงรายการทรัพยากรสารสนเทศเป็นปัจจัยที่ส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพของการให้บริการและสืบค้นสารสนเทศด้วยตนเองของผู้ใช้บริการ

โครงสร้างระเบียนของ MARC ประกอบด้วย  3  ส่วน คือ
1. ส่วนนำ (Leader)  ประกอบด้วยอักขระ 24 ตำแหน่ง คือ ตัวเลขตั้งแต่ 00-23 เป็นส่วนของข้อมูลที่สำคัญในการสื่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อแสดงลักษณะทางกายภาพของตัวระเบียน
2. นามานุกรม (Directory) เป็นชุดของรายการที่ประกอบด้วยเลขประจำเขตข้อมูล
3. เนื้อหา (Data content) แบ่งออกเป็น
– Variable control fields เป็นเขตข้อมูลควบคุม มีความยาวคงที่ เช่น เขตข้อมูล 001-009
– Variable data field เป็นเขตข้อมูลรายละเอียดทางบรรณานุกรม มีความยาวไม่คงที่ขึ้นอยู่กับข้อมูลของทรัพยากรสารสนเทศแต่ละเรื่อง ประกอบด้วยป้ายระเบียน (Tags) ตัวบ่งชี้ (Indicator) และรหัสเขตข้อมูลย่อย (Subfield Code)

สำหรับเขตข้อมูล 008 เป็นรหัสข้อมูลที่มีความคงที่ ประกอบด้วยตำแหน่งอักขระ 40 ตำแหน่ง (00-39) ซึ่งแต่ละอักขระจะมีความหมายในตัวเอง รหัสที่ใช้มีทั้งตัวเลขและตัวอักษรผสมกันไปในการลงรายการ

ความหมายของแต่ละอักขระในเขตข้อมูล 008

อักขระที่ 00-05 คือ ปี เดือน วัน ที่ลงรายการ (ใช้รูปแบบ YYMMDD)
อักขระที่ 06 คือ ประเภทของปีที่พิมพ์/สถานภาพการพิมพ์
อักขระที่ 07-10 คือ Date 1 ปีที่พิมพ์ (ใช้เมื่ออักขระที่ 06 ระบุเป็น s = Single known date / probable date)
อักขระที่ 11-14 คือ Date 2 ปีที่พิมพ์ (ใช้เมื่ออักขระที่ 06 ระบุเป็น m = Multiple dates)
อักขระที่ 15-17 คือ สถานที่พิมพ์ (สำหรับประเทศไทยใช้ th และต่างประเทศจะใช้เป็นตัวย่อของชื่อเมือง ดูเพิ่มเติมที่ MARC Code List for Countries
อักขระที่ 18-21 คือ ตำแหน่งที่ใช้แสดงประเภทของภาพประกอบในตัวเล่ม ( ใช้ a ใช้หรับภาพประกอบ b สำหรับแผนที่  เป็นต้น) ดูเพิ่มเติมที่ Character Positions
อักขระที่ 22 คือ การระบุกลุ่มผู้อ่าน
อักขระที่ 23 คือ การระบุรูปแบบงาน
อักขระที่ 24-27 คือ การระบุลักษณะของเนื้อหา
อักขระที่ 28 คือ ระบุว่างานนั้นเป็นสิ่งพิมพ์รัฐบาล
อักขระที่ 29 คือ ระบุว่างานนั้นเป็นสิ่งพิมพ์ที่เป็นรายงานการประชุม
อักขระที่ 30 คือ ระบุว่างานนั้นเป็นหนังสือที่ระลึก
อักขระที่ 31 คือ การระบุว่างานนั้นมีดรรชนีของเนื้อหาหรือไม่
อักขระที่ 32 คือ Undefined (ยังไม่มีการกำหนดอักขระในตำแหน่งนี้ มักเว้นว่างไว้)
อักขระที่ 33 คือ การระบุว่างานนั้นเป็นประเภทนวนิยายหรือไม่
อักขระที่ 34 คือ การระบุว่างานนั้นมีชีวประวัติหรือไม่
อักขระที่ 35-37 คือ การระบุภาษาของสิ่งพิมพ์ (ภาษาไทยใช้ tha) ดูเพิ่มเติมที่ MARC Code List for Langugaes
อักขระที่ 38 Modified record
อักขระที่ 39 คือ การระบุแหล่งทำรายการ

หมายเหตุ : ในกรณีที่ไม่ต้องการระบุข้อมูลให้เว้นว่างไว้

ตัวแบ่งเขตข้อมูล คือ สัญลักษณ์ที่ใช้นำหน้าเขตข้อมูลย่อย ซึ่งเป็นเครื่องหมายแบ่งส่วนของข้อมูลในเขตข้อมูลออกเป็นส่วนย่อย ๆ ใน USMARC ใช้เครื่องหมาย | ตามด้วยชื่อของเขตข้อมูล เช่น  |a |b |c เป็นต้น

ตัวอย่างตัวแบ่งเขตข้อมูล (Delimiter)
020 |aISBN|cราคา|zกรณีเลข ISBN ไม่ถูกต้องให้ใส่บอกตรงนี้
100 |aชื่อผู้แต่ง(ถ้าผู้แต่งเป็นชาวต่างประเทศให้ลงกลับนามสกุลมาก่อนชื่อ)|cยศฐาบรรดาศักดิ์|dปีเกิด-ปีตาย
245 |aชื่อเรื่อง|bชื่อเรื่องรอง|cผู้รับผิดชอบสำหรับหนังสือเล่มนั้น
260 |aสถานที่พิมพ์|bสำนักพิมพ์|cปีที่พิมพ์
300 |aจำนวนหน้า|bใส่รายละเอียดว่ามีภาพประกอบ|cขนาดของหนังสือ|eสิ่งที่แนบมากับหนังสือ
536 |aชื่อผู้ให้ทุน|cรหัสโครงการ
586 |aรางวัลที่ได้รับและปีที่ได้รางวัลนั้น

นอกจากนี้ยังเรียนรู้เขตข้อมูลต่างๆเพิ่มเติม ดังนี้
536 เขตข้อมูลแหล่งทุนสนับสนุน
586 เขตข้อมูลรางวัลที่ได้
505 เขตข้อมูลสารบัญ
600 เขตข้อมูลหัวเรื่องที่เป็นบุคคล
610 เขตข้อมูลหัวเรื่องที่เป็นนิติบุคคล
630 เขตข้อมูลหัวเรื่องที่เป็น uniform Title
650 เขตข้อมูลหัวเรื่อง
690 เขตข้อมูลที่กำหนดขึ้นเอง เป็นเขตข้อมูลคำอิสระ free text search ที่ผู้ใช้คิดขึ้นเอง
700 เขตข้อมูลเพิ่มสำหรับผู้แต่งบุคคล
710 เขตข้อมูลเพิ่มสำหรับผู้แต่งนิติบุคคล
8XX เขตข้อมูลชื่อชุด ใช้คู่กับ 4XX

ทั้งนี้นักศึกษาฝึกงานได้ฝึกลงรายการทรัพยากรสารสนเทศประเภท รายงานการประชุม สัมมนา และรายงานผลการดำเนินการจำนวนคนละ 2 รายการอีกด้วย

ภาพ : ตัวอย่างการลง MARC รายงานการประชุม, การสัมมนา, รายงานการดำเนินการ (ผลงานนักศึกษาฝึกงาน)

แหล่งข้อมูลที่ใช้เป็นเครื่องมือในการฝึกปฏิบัติงาน
– สไลด์ประกอบคำบรรยายการลงรายการทางบรรณานุกรม
– เอกสาร MARC 21
– เอกสารเกี่ยวกับเขตข้อมูล 008
– MARC Code List for Countries (http://www.loc.gov/marc/countries/countries_code.html)
– MARC Code List for Languages (http://www.loc.gov/marc/languages/language_code.html)
– Character Positions ของเขตข้อมูล 008 สำหรับหนังสือ (http://www.loc.gov/marc/bibliographic/concise/bd008b.html)